Atlas.ti/Documentos Primarios

Antes de empezar a trabajar conviene detenerse un momento a considerar algunos aspectos relacionados con los documentos primarios. En este apartado veremos el tipo de relación existente entre los mismos y la Unidad Hermenéutica, diferentes estrategias de ubicación física en el disco duro de los documentos primarios y de la Unidad Hermenéutica, y por último las posibilidades de edición de documentos.

Vincular frente a incrustar

Para poder empezar a trabajar, es necesario, evidentemente, relacionar nuestros datos (textos, imágenes, sonido...) con la Unidad Hermenéutica. Este proceso, que habitualmente será nuestra primera acción al crear una nueva Unidad Hermenéutica, se conoce como Asignación de documentos.

Es muy importante tener en cuenta que la asignación de documentos primarios a la Unidad Hermenéutica no implica que los archivos (de texto, imagen...) se conviertan en parte de la misma. Esos archivos seguirán en el disco duro, en la ubicación donde los hayamos archivado. Es decir, la asignación de documentos implica vincular esos documentos con la Unidad Hermenéutica, pero no incrustarlos en la misma.

En la Unidad Hermenéutica únicamente se almacena la referencia a la ubicación de los archivos (vinculación), no los archivos en sí (incrustación). Cada vez que el programa tenga que acceder a uno de los documentos comprobará en su registro en qué dirección se encuentra e “irá a buscarlo” allí. Por lo tanto, si después de asignar un documento primario cambiamos este de ubicación, Atlas puede tener problemas para encontrarlo (aunque le podremos ayudar a ello), pero si después de la asignación borramos el archivo original, Atlas tendrá problemas y, lo que es peor, nosotros también, puesto que perderemos el trabajo que hayamos realizado sobre esos documentos (se perderían, por ejemplo todas las citas que se hubieran creado).

Una ventaja de este tipo de organización es que, lógicamente, el tamaño del archivo de la Unidad Hermenéutica será mucho menor que si ésta incluyera “físicamente” a los documentos primarios. Esto permite tener un gran número de documentos asignados a una Unidad Hermenéutica sin que por ello se resienta la velocidad o sin que necesitemos una enorme cantidad de recursos de memoria, puesto que Atlas “cargará” en la memoria únicamente un documento cada vez, a medida que los vaya necesitando.

Por otra parte, la vinculación también implica que cuando trabajamos sobre un documento segmentándolo y codificándolo, el archivo original no va a experimentar ningún tipo de cambio. Su contenido seguirá siendo el mismo que antes de proceder a la asignación y segmentación. Esto implica que, en la práctica, un mismo archivo puede ser utilizado en diferentes ocasiones, es decir, podemos asignarlo varias veces como diferentes documentos primarios sin que el trabajo que se realice en cada uno de ellos afecte al resto. Por ejemplo, tal y como podemos ver en la ilustración, podemos asignar a una misma Unidad Hermenéutica tres documentos primarios, aunque en la práctica estos estén relacionados con sólo dos archivos (tanto el documentos 2 como el 3 están vinculados al archivo 2). Igualmente un mismo archivo puede estar referenciado desde diferentes Unidades Hermenéuticas, como en el caso del archivo 2 del ejemplo, que está asignado como documentos 2 y 3 de la Investigación 1 y como documento 2 de la Investigación 2.

Ubicación de archivos

Un problema habitual al empezar a trabajar con Atlas se presenta cuando queremos trasladar una Unidad Hermenéutica de un ordenador a otro y nos encontramos que en el segundo ordenador podemos acceder a los diferentes elementos creados (códigos, anotaciones...), pero no podemos acceder a los documentos primarios. Este problema puede tener dos posibles causas.

La primera consiste en que en el proceso de copia y traslado hemos incluido únicamente el archivo hpr5 (la Unidad Hermenéutica) y no los archivos a los que están vinculados los documentos primarios. Como decía anteriormente, en la Unidad Hermenéutica no están incrustados los archivos, por lo tanto deberemos copiar no sólo el archivo .hpr5 de la Unidad Hermenéutica, sino también los archivos correspondientes a sus documentos primarios (rtf, txt, mp3...) y algunos otros archivos necesarios para la Unidad Hermenéutica.

La segunda causa se puede presentar cuando a pesar de haber copiado todos los archivos necesarios, Atlas no es capaz de encontrarlos. Esto puede ocurrir cuando la ubicación física en la que copiamos los archivos es diferente de la ubicación física original. Por ejemplo, si la ubicación en el ordenador desde el que hacemos la copia es “C:\mis trabajos\investi\” y copiamos los archivos en “C:\mis documentos\juan\investi\”. En ese caso, si desde Atlas queremos visualizar, por ejemplo, el DocumentoPrimario1 vinculado con el archivo “EntreI01.rtf”, el programa lo buscará en “C:\mis trabajos\investi\ EntreI01.rtf” pero no lo encontrará.

Si la causa del problema es la primera, evidentemente no podemos hacer nada más que intentar recuperar los archivos originales, mientras que la segunda causa será menos problemática (y probablemente menos habitual) gracias a una de las mejoras en la versión 5 de Atlas, consistente en la utilización, por parte del programa, de “rutas virtuales” para la localización de los archivos, denominadas como HUPATH y TBPATH..

HUPATH

Es una ruta virtual, independiente de la ubicación física en el disco duro, que tiene como punto de origen la ubicación de la Unidad Hermenéutica (archivo hpr5). Esto significa que, independientemente de su ubicación física en el disco duro, Atlas puede encontrar sin problemas cualquier documento primario que se encuentre en la misma carpeta que el archivo hpr5.

Lo mismo ocurriría si los archivos los ubicamos en una carpeta dependiente (hija) de la carpeta en la que se encuentra la Unidad Hermenéutica. En el ejemplo siguiente, el archivo “EntreI01.rtf”se encuentra en la carpeta “Documentos” que es “hija” de la carpeta en la que se encuentra la Unidad Hermenéutica.

TBPATH

Es una ruta virtual, independiente de la ubicación física en el disco duro, que tiene como punto de origen la carpeta definida como “TextBank”.

Durante el proceso de instalación del programa, Atlas crea, dentro de la carpeta Mis documentos, una estructura de carpetas en la que uno de los elementos es la carpeta TextBank , que será la carpeta predeterminada en la que el programa intentará archivar las Unidades Hermenéuticas y en la que buscará los documentos primarios en el proceso de asignación.

Evidentemente, puesto que la estructura depende de la carpeta Mis documentos, la ubicación física en el disco duro variará en función del usuario conectado (en los casos de ordenadores compartidos por diferentes usuarios). Por ejemplo, si el usuario conectado al ordenador es Juan, la ubicación será :

C:\Documents and Settings\Juan\Mis documentos\Scientific Software\ATLASti\TextBank

Mientras que si el usuario conectado es “Marga” la ubicación será:

C:\Documents and Settings\Marga\Mis documentos\Scientific Software\ATLASti\TextBank

En el caso de intentar trasladar los archivos de un ordenador a otro utilizado por otro usuario diferente, de nuevo, el programa podría tener problemas para localizar los archivos. Este problema se resuelve con la utilización de la ruta virtual a la carpeta TextBank, puesto que el programa podrá localizar cualquier archivo que esté en la ruta de esa carpeta, independientemente de donde se encuentre el archivo hpr5. Así, tanto en el caso del usuario Juan como del usuario Marga, se podría localizar el archivo “EntreI01.rtf”.

Utilizar la carpeta TextBank como espacio para la ubicación de los archivos de todas nuestras investigaciones podría llevarnos a confusiones, así que otra posibilidad sería crear diferentes carpetas, dependientes de TextBank, para archivar en cada una de ellas los documentos referentes a cada investigación. Por ejemplo, podríamos tener los documentos relacionados con la investigación “Donación” en una carpeta dependiente de Textbank denominada “Donacio” (e insisto, la Unidad Hermenéutica en cualquier otra ubicación).

Como norma general, HUPATH tiene preferencia sobre TBPATH, es decir, que en el caso de que la Unidad Hermenéutica esté ubicada en la carpeta definida como TextBank, la ruta virtual utilizada, y la que veremos en la barra de estado, será HUPATH.

Por supuesto, pueden darse circunstancias que hagan conveniente que el programa no utilice las rutas virtuales, como por ejemplo en el caso de que, trabajando en el mismo ordenador, el usuario Marga quiera acceder a los documentos guardados en la carpeta TextBank del usuario Juan, cuya dirección física, como veíamos anteriormente, es diferente. Una posibilidad sería modificar las preferencias para “apuntar” la carpeta TextBank a la dirección física en la que se encuentra la carpeta para el usuario Juan, pero en ese caso el usuario Marga podría tener problemas para acceder a otros documentos. En casos como éste, lo más conveniente es utilizar rutas absolutas, es decir, informar al programa de la dirección física exacta en la que se encuentran los archivos.

Edición de documentos

Una de las novedades más interesantes de la versión 5 de Atlas es la posibilidad de editar algunos tipos de documentos primarios. Los usuarios de las versiones anteriores apreciaremos especialmente esta característica, puesto que hasta ahora nos encontrábamos con la imposibilidad de hacerlas una vez iniciado el proceso de análisis, incluso detectando posibles errores u omisiones en el documento.

Esta capacidad sólo estará disponible para los documentos de tipo texto, e incluso con estos sólo será posible para algunos formatos de documento, en concreto para los formatos RTF y TXT.

Por otra parte, como explicaré con más detalle más adelante, las modificaciones deben realizarse, necesariamente, desde el programa Atlas.ti. Es decir, una vez iniciado el proceso de análisis no podemos utilizar ningún otro programa de edición para realizarlas, a riesgo de perder el trabajo realizado.

En el caso de que nuestros documentos estén archivados con un formato diferente a los especificados, es recomendable hacer una conversión, preferentemente a formato RTF (para aprovechar las ventajas de la utilización de códigos de formatos en el texto). Así, en el caso de que nuestros archivos originales estén, por ejemplo, en formato del procesador de textos Word (extensión .doc) simplemente tendríamos que utilizar (en Word) la opción Archivo->Guardar como->Formato RTF. La conversión desde otros procesadores de texto será similar, y en todos los casos conservaremos el formato original prácticamente sin ningún tipo de modificación.

Modo de edición

Para acceder a las funciones de edición de documento, se debe seleccionar en la pantalla principal algún documento que sea susceptible de ser editado. Aparecerá entonces una nueva barra de iconos (y una opción de menú). El primer icono de la izquierda de la barra es el que permitirá entrar en el modo de edición de documentos, salir directamente cuando no hemos realizado cambios, y salir guardando o cancelando los cambios que hayamos realizado.

Una vez que hayamos entrado en el modo de edición se activarán las funciones de edición inactivas hasta ese momento.

Entonces podemos editar el documento, realizando las modificaciones necesarias, incluyendo borrar o añadir texto, además de las opciones de formato disponibles en la barra de iconos (códigos de negrita, cursiva, subrayado, tamaño de letra...)

Inserción de objetos/ficheros

El menú Edit ofrece funciones adicionales, de entre las que destacaré las opciones de inserción de objeto y de archivo.

La inserción de archivos (Insert File) permite incrustar en el documento actual, en la posición en la que se encuentre el cursor, cualquier otro documento de formato textual (incluyendo archivos de hojas de cálculo como Microsoft Excel). Una vez que el texto ha sido incrustado, pasará a formar parte del documento primario (evidentemente siempre y cuando guardemos los cambios) y podremos realizar sobre él las mismas operaciones que sobre el resto del documento. Si posteriormente modificamos el archivo origen que hemos incrustado de esta forma, esos cambios no se reflejarán en el archivo de documento primario.

Por su parte, la opción de insertar objetos (Insert Object) permitirá incrustar o vincular en el documento primario archivos de prácticamente cualquier formato (imágenes, hojas de cálculo y presentaciones Power Point entre otros). De hecho, los formatos posibles vendrán determinados por las posibilidades de nuestro ordenador.

Ilustración. Insertar nuevo objeto

Si seleccionamos esta opción nos aparecerá una ventana como la de la ilustración, con un listado de los diferentes tipos de objetos (archivos) que podemos crear (dependiente de la configuración de nuestro ordenador). Al seleccionar alguno de ellos se abrirá el programa correspondiente y podremos crear un nuevo objeto que quedará incrustado en el documento primario.

En la ilustración anterior, podemos observar que está seleccionada la opción “Crear nuevo”, pero también podemos elegir “Crear desde archivo”. Si seleccionamos esa última opción, la pantalla cambiará el formato, y podremos entonces seleccionar un archivo existente en nuestro ordenador haciendo clic en el botón Examinar.

Esa pantalla también nos permite seleccionar (o no) la opción de Vincular al objeto existente. Si la seleccionamos, significa que, si posteriormente a la vinculación realizamos cambios en el archivo original, éstos quedarán reflejados en el objeto vinculado en el documento primario; mientras que si no la seleccionamos, el objeto quedará incrustado en el documento primario y por lo tanto los cambios en el archivo original no quedarán reflejados en el objeto incrustado en el documento primario.

Ilustración. Insertar objeto existente

Cualquiera que haya sido la forma de incluir el objeto en el documento primario, haciendo doble clic sobre el mismo, podrá editarse, utilizando la aplicación original con la que se haya creado,. En algunos casos, la edición se realizará en la misma ventana Atlas, mientras que en otros se abrirá el programa adecuado para la edición. En la Ilustración podemos ver un ejemplo en el que se está editando un documento de texto insertado como objeto. Como podemos ver, la pantalla de Atlas presenta cambios (menús, iconos...) respecto a su apariencia habitual.

Ilustración. Edición in situ de un objeto insertado

Como hemos visto, tenemos entonces dos formas de incluir información en el documento primario, inserción de texto e inserción de objetos. Considero que las diferencias principales entre ellas son dos:

• la inserción de objetos permite incluir tipos de archivos no textuales que además (si hemos escogido la opción vincular) podemos modificarlos externamente a Atlas de forma que los cambios se actualicen automáticamente.
• Cuando insertamos un archivo de texto, podemos realizar sobre el texto insertado el mismo tipo de trabajo de segmentación que haremos habitualmente con nuestros datos, pero el contenido de un objeto insertado no puede ser segmentado de la misma forma (aunque se trate de un archivo de texto o de imagen), puesto que el programa, al considerarlo un objeto, sólo nos permitirá seleccionarlo como tal, y no podremos acceder a su contenido cuando nos encontremos en “modo segmentación”

Ambas formas de inserción tienen ventajas e inconvenientes, por lo que la decisión sobre cual de ellas utilizaremos dependerá, como en tantas otras ocasiones, de nuestros objetivos. No podemos decir, por lo tanto, que una sea mejor que otra, simplemente que cada una de ellas puede ser más o menos adecuada para nuestros fines.

Control de cambios

Poder editar los documentos primarios supone un avance importante en cuanto a la potencialidad del programa, pero al mismo tiempo requiere que éste lleve un registro de los cambios efectuados en los mismos. La razón de ello está en la forma como el programa gestiona las citas. En efecto, cuando seleccionamos un fragmento de texto para convertirlo en una cita, el programa no almacena físicamente ese fragmento en ningún sitio, lo único que hace es registrar las coordenadas en el documento de inicio y de final de la cita. Así, una cita, para el programa son las coordenadas de línea y columna de inicio en el documento y de línea y columna final.

Evidentemente, eso implica que la realización de cualquier modificación en el documento que implique cambios en esas coordenadas, supondría una fuente de error al recuperar las citas. Ese es el motivo por el que, en las versiones anteriores, no era posible realizar modificaciones en los documentos primarios, y es el motivo por el que en la versión actual las modificaciones, aunque posibles, sólo deben hacerse utilizando las funciones de edición del programa.

Entonces, cuando realicemos cambios en un documento, el programa los registrará en un archivo especial que utilizará para poder seguir manteniendo de una forma coherente la referencia a las coordenadas de las citas. Ese archivo, almacenado en la misma localización que los archivos de los documentos primarios, recibirá el nombre del archivo original (incluida la extensión) y tendrá la extensión “.log”. Así, si modificamos nuestro archivo “EntreI01.rtf” se creará un archivo “EntreI01.rtf.log”.

De la misma forma que el traslado de la Unidad Hermenéutica de un ordenador a otro implica trasladar también los archivos originales de los documentos primarios, también será necesario trasladar los archivos .log.