Administración de empresas/Fundamentos de la administración/OSA: Organización, Sistemas y Administración
ORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y ADMINISTRACIÓN
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Los principios tratados en este recuadro representan a los principios por los cuales se guía el libro. Aunque no se mencionen explícitamente en cada parte, se encuentran, aún así, ímplicitos.
- La administración depende del contexto.
- El recurso más valioso es el tiempo.
- Las personas no son un recurso.
- El éxito no es alcanzable directamente, o sea, no se puede pretender alcanzarlo mediante un plan de acción o la consecución de esfuerzos; sino que puede nacer o no como consecuencia de los resultados hechos o nuestras acciones.
Los grupos son definidos como un conjunto o una reunión de personas, animales u cosas.[nota 1] Esta es una explicación simple sobre lo que son, a pesar de ello, se los considera el átomo elemental del cual nace todo lo que veremos en capítulos ulteriores dentro de este libro. Podríamos decir y enumerar todo lo que se desprende de ellos, sin embargo causaríamos tal caos que resultaría poco práctico para los fines didácticos de este escrito, aun así es nuestro deber (y el de esta sección) explicar lo que se origina de estos grupos cuando interactúan para el logro de una serie de objetivos. Así que hemos agrupado todos los fenómenos producidos por ellos en tres metacategorías: Organización, Sistemas y Administración (OSA).
Estas tres categorías están a su vez implícitas en las interacciones que existen en los grupos, ejemplificando: para generar un movimiento con la pierna necesitamos huesos, músculos, nervios y energía; para que un grupo en interacción cumpla una serie de objetivos se necesita: Organización, Sistemas y Administración. A continuación se explicará a más detalle el concepto de cada uno de los elementos vitales y cómo se relacionan entre sí.
Organización
editarUna organización es un grupo en interacción y en movimiento con una serie de objetivos propuestos que busca cumplirlos mediante un conjunto de sistemas y una administración, sea de manera consciente o inconsciente. Se destaca que una organización puede ser tanto de personas como de animales u otros seres vivientes, en este aspecto los animales llevan a cabo el OSA de manera inconsciente e instintiva; sin embargo, nos enfocaremos en las personas por ser más interesantes de estudiar debido a su complejidad y a que no responden de manera instintiva (haciéndolas menos previsibles).
Para que un grupo con una serie de objetivos que cumplir pasa a ser considerado como una organización necesita que sus participantes se encuentren en movimiento y que sus acciones estén relacionadas entre sí para el cumplimiento de los objetivos. Cuando existen estas dos características en el actuar del grupo surge de manera natural la primera forma de su estructura organizacional[1], la cual puede estar alineada con la serie de objetivos que se busca alcanzar como no puede estarlo. En los primeros momentos de vida de una organización resulta difícil que sus participantes no hayan adoptado los roles y las posiciones necesarias en la estructura como para no conseguir a través de ella lo que se está buscando; sin embargo cuando la complejidad de lo que se desea o el tamaño necesario para poder funcionar aumenta entonces es necesario que la organización cuente con un conocimiento superior en administración para conseguir la estructura organizacional idónea para cumplir con la serie de objetivos. Teniendo así una primera forma organizacional de manera natural y otra artificial o planeada. Por ejemplo, un grupo que se haya propuesto como único objetivo el comprar una máquina expendedora de bebidas probablemente solo requiera la estructura que se forme debido a los movimientos de sus participantes en pos de cumplir lo dicho, o sea confiar en su buen obrar; pero si su objetivo tratase acerca de producir y distribuir una refrigeradora entonces no bastaría simplemente con una estructura formada según el actuar de sus participantes, sino que se haría necesario un planeamiento y aplicación de una estructura mejor optimizada para lo que se desea alcanzar. Lo cual incluye una evaluación sobre los roles vitales para fabricar y distribuir una refrigeradora y las posiciones que han de tomar los participantes dentro del sistema
Las organizaciones son fenómenos hermosos y complejos en las cuales estamos insertados y ofrecemos nuestro apoyo físico y/o moral para su perduración. Existen de forma universal y de diferentes formas y tamaños, asimismo se forman por diversas razones y perduran poco o mucho tiempo. En ellas descansa la fuerza total de todo el conjunto de personas (u otros seres vivos) que las conforman y que ha sido reunido con el propósito de servir en la aplicación de su fuerza para la obtención de una serie de objetivos. En este sentido y ejemplificando, si para alcanzar un objetivo necesitamos 1.000 de energía y yo como persona puedo aportar solo 40 de energía, entonces necesitaría de otras personas para alcanzar la energía necesaria para el logro del objetivo.
A pesar de esto, una organización no es más que una reunión de integrantes y energía, lo que realmente hace fluir todo la energía potencial (energía que no es usada) en energía cinética (energía que es usada) es la Administración y los Sistemas. Ellos son los encargados de tomar la energía de los integrantes y encaminarla hacia el logro de los objetivos propuestos, de otra forma saldría disparada por doquier y sin sentido aplicativo alguno. A su vez son también responsables de hacerla crecer y desarrollarse, como de usarla con sentido ético y no pérfido para el bienestar de su entorno.
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Una organización nace frente a una adversidad, como una herramienta de supervivencia que usa la energía de sus integrantes en sus acciones.
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Una organización nace frente a una adversidad, como una herramienta de supervivencia que usa la energía en conjunto de sus integrantes en sus acciones. Desde tiempos remotos en épocas cavernarias o no sedentarias hasta la actualidad: las organizaciones han gestado el desarrollo de las especies a través de un marco de acción que las hecho prosperar tanto a ellas como a otras, de esta forma han podido sobrevivir y adaptarse a su entorno.
Estas son las organizaciones, y lo que veremos a lo largo de este libro versa sobre cómo administrarlas adecuadamente a través de los sistemas para el bienestar de todos sus integrantes y su entorno.
- ¿Qué es lo más importante para una organización? Las personas que la conforman.
- ¿Qué es lo más importante para una organización en un grupo de organizaciones? El bienestar del grupo de organizaciones por encima del propio.
las empresas exitosas crear las condiciones para permitir a sus empleados hacer su mejor trabajo - Drucker
Org- Grupo con un objetivo
Cualquier grupo que se proponga la realización de un objetivo (consciente o inconscientemente) será una organización, y por lo tal adquiere sistemas y administración. Una organización puede aparecer en cualquier lugar y tener una duración efímera o prolongada.
Ejemplo estrella solar
| Una empresa puede tener los objetivos estratégicos mejor definidos y los planes estratégicos para lograrlos, solo que hay un factor fundamental que lo hace o no posible: la voluntad de las personas que la integran. Miguel Ángel Gurrola[2]
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Sistemas
editar- http://www.pensamientocomplejo.com.ar/docs/files/Moriello_Dinamica%20de%20los%20Sistemas%20Complejos.pdf
- Un administrador configura elementos de un sistema e introduce nuevos elementos que reconfiguren a los elementos.
Si pensáramos sobre cómo la Administración consigue hacer que una Organización alcance una serie de objetivos se nos vendría a la mente una serie de técnicas e ideas funcionalmente distintas entre sí pero complementarias entre todas para su alcance, como podría ser el análisis FODA o la filosofía Kaizen (mejoramiento continuo). La administración mantiene en su repertorio una parafernalia de estos elementos y de muchos más, sin embargo para que sean útiles para una organización es necesario integrarlos en ella. Y la integración no viene incluida en ellos. Entonces ¿quién se hace cargo de esta función?
Los Sistemas son el elemento intermediario entre la Administración y la Organización. Cuando dos cosas quieren unirse para formar una sola y no pueden conseguirlo, ya sea porque no pueden conseguir la adherencia necesaria o simplemente no están hechas para eso, necesitan de un conector. En este caso dicho conector serían los Sistemas. Ellos se encargan principalmente de hacer fluir la energía de la Administración hacia la Organización para lograr la serie de objetivos propuestos. Como habíamos dicho antes, un Organización es solo una reunión de entes y de su energía, la Administración es quien le da movimientos y un uso a dichos seres, es como una marioneta y su titiritero; ahora, los hilos que usa para animar y posicionar de una forma específica a la marioneta vendrían a ser los sistemas, los cuales también cambian según el resultado que se desee lograr.
Un sistema es una configuración de elementos. Esto quiere decir que son una forma de posicionar, modificar, eliminar y/o usar un elemento en un punto del espacio. Por ejemplo: un sistema de distribución de pizzas usa elementos tales como un repartidor, un motocicleta, una ruta, la pizza y la dirección a la cual enviarla; si el objetivo de la Organización es un "pedido rápido" entonces la Administración deberá crear un Sistema que le permita cumplir con dicha meta, para el caso bastaría con adiestrar al repartidor, modificar la ruta de reparto a una más corta, verificar si la motocicleta es la adecuada para la ruta que se seguirá y usarla o eliminarla dependiendo de lo que se concluya. A través de un Sistema la Administración consigue hacer que los elementos de una Organización sean utilizados idóneamente para cumplir una serie de objetivos, como en el caso de las pizzas y su meta de repartir más rápido el pedido.
Básicamente: la Organización es con lo que se cuenta, la Administración es quien piensa cómo obrar con lo que se cuenta y los Sistemas son la forma por lo cual están siendo utilizados los elementos.
Finalmente, existen algunas características de los sistemas que deben tenerse en cuenta para evitar sorpresas durante el proceso, esto se hace con el fin de estimular la tomadura de conciencia sobre lo incierto e incontrolables que pueden llegar a ser.
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Los sistemas son formas libres, incontrolables y entrópicas.
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- Son altamente dinámicos: Están en constante movimiento y transformación, además poseen una estructura que incluye muchos elementos y elementos que los influyen. Por ejemplo: En un sistema se ha predispuesto que un repartidor de pizza entregue su pedido en 30 minutos según las indicaciones, pero un elemento externo ha influido en el repartidor haciéndolo salir de la ruta trazada: su esposa llamándole por una emergencia; a su vez, su esposa ha sido motivada a llamarle porque su madre le ha comunicado que mientras cuidaba a su hija esta ha tenido un comportamiento extraño al momento de comer, su madre ha decidido hacer esto debido al recuerdo que tuvo sobre lo que dijo una amiga suya sobre cierta clase de síntomas de un síndrome peligroso, y su amiga le ha contado sobre ello porque ha escuchado sobre dicho síndrome en un programa de radio... Y la cadena puede seguir hasta niveles inimaginables, . Para el caso, existe un límite de elementos y elementos influyentes a tomar un cuenta, al resto se le ignora. Si se quiere que el repartidor haga su ruta según se desea sería adecuado habilitar una política de no celulares durante el servicio, esto sin embargo ocasionará en la persona un sinnúmero de reacciones que influenciaran sobre su desempeño y sobre otros elementos del sistema: si el no contestar las llamadas le disgusta puede comunicarle a su amigo que es el encargado de atender a los clientes y afectar su comportamiento al atender a los clientes. Al final del periodo existirá una reducción en el indicador de atención al cliente que estará relacionado con la política de no celulares al repartidor, lo cual será complicado de detectar.
- Son configurables y reconfigurables: Un sistema solo puede ser configurado en su fase de planeación y creación. Cuando ya es habilitado y se usa, cualquier otra acción sobre él pasa a ser una reconfiguración porque sucede en la base del modelo originalmente creado. Un Sistema Original es la configuración original y un Sistema Natural es un sistema original con reconfiguraciones. En el caso del repartidor de pizzas, el sistema original contaba con que él repartiera la pizza según lo predispuesto, la desviación que tomó fue la reconfiguración que modificó el sistema y lo apartó de su modelo original, a su vez la política de no celulares fue otra reconfiguración dada para evitar la modificación que el repartidor hizo. Todo sobre el modelo original. Puede verse esto como si el sistema original fuera una "caja de arena" la cual ha sido moldeada inicialmente para reflejar un cierto paisaje, el repartidor la modificó quitándole arena una colina de ella y la administración resolvió volver a aumentar la arena de la colina, pero sin llegar a la misma cantidad de arena que tuvo originalmente, por lo que a pesar de su esfuerzo no logra crear más que algo parecido a lo que creó. A veces las reconfiguraciones inplaneadas pueden ser mejores que la configuración original para el logro de una serie de objetivos.
- Son objetivos: Producen el/los resultado(s) que su configuración les dictamina. Su producción no depende de las creencias o emociones: "Creo que haciendo esto se creará esto".
- Son infalibles: Los sistemas nunca fallan, los únicos que fallan son quienes los crearon o dejaron de prestar atención a las reconfiguraciones que otros elementos hicieron. Los sistemas producen lo que su estructura les dice que produzca.
- Son perfectibles: Los sistemas no son perfectos, entendiéndose que no pueden hacer de "una mejor manera" un objetivo: siempre pueden hacer mejor un producto, ya sea con menos costos, más precisión, menos horas de trabajo, etc. Por lo que deben estar en constante observación y desarrollo.
- Poseen partes invisibles: Esto incluye elementos y funcionamientos que no están considerados en el sistema y/o no son visibles, ya sea porque son efímeros o porque nadie pensó en ellos al momento de crear el sistema. Como habíamos visto en el ejemplo del repartido de pizza los elementos invisibles son la esposa, la hija, la madre y su amiga; y los funcionamientos invisibles tienen que ver con la forma por la cual cada una procesa la información y actúa en base a ella (si su amiga no le hubiese contado nada, su madre no habría reaccionado de esa forma y el pedido hubiera sido entregado en el tiempo establecido).
- Son hiperreconfigurables: Cualquier elemento interno o externo o producto del OSA puede reconfigurarlos, siendo consciente o inconsciente de lo que hace. En el caso del repartidor su molestia le llevó a reconfigurar un sistema contiguo a él (su amigo encargado de atender la caja) para que su producción fuera negativa a los objetivos de la organización (reducción del nivel de atención al cliente).
- Son sensibles a la reconfiguración: Cualquier acción puede reconfigurarlos. El repartidor de pizza al expresar su molestia con la política de no celulares al encargado de la caja hizo que este modificara su comportamiento y consecuentemente todo el sistema en el que se hallaba y lo que producía (un alto nivel de atención al cliente).
- Dentro de los sistemas lo más crítico que existe es el conocimiento y su entrada y aplicación en él para su funcionamiento . Funciona como el gluon lo haría con las moléculas.
- Una configuración implica un cambio de las características y funciones de una unidad del sistema, lo cual la coloca en un punto y con un cierto grado de influencia en el sistema . Una reconfiguración implica un cambio en la forma de influir a una unidad. Cuando una unidad de mueve de un punto del sistema a otro lugar, sus características y funciones cambian o de configuran, mientras que su llegada al nuevo sitio reconfigura a otras unidades del lugar.
- Nivel de enfoque en el sistema: parte reducida de un sistema en el que se consideran ciertas unidades y que son caracterizadas por un algo en común que realizan.
- Nivel de amplitud : qué tantas influencias sobre un individuo o grupo se consideran.
Cuando nos referimos al análisis FODA y Kaizen mencionamos elementos de un sistema específico.
¿Cómo hacen las hormigas para concretar sus objetivos de recolección de alimentos? ¿Cómo hacen los administradores para generar utilidades? Usando un sistema.
Administración
editarAdministración es un proceso por el que se crea energía o sinergia y se la usa racionalmente para el logro de un grupo de objetivos. La administración solo existe en donde se desee alcanzar un objetivo
Notas
editar- ↑ Cabe aclarar que este libro está enfocado en los grupos donde residen entes vivos (personas o animales). La razón por la que no tomamos a los objetos es porque no poseen movimiento propio y no habría nada interesante que decir sobre la inacción que tienen.
Bibliografía
editar- Idalberto, Chiavenato (2004). Introducción a la teoría general de la administración (7ma edición). McGraw-Hill Interamericana. ISBN 9786071509802.
- A. F. Stoner, James; Freeman, R. Edward; Gilbert, Daniel R., Jr. (1996). Administración (6ta edición). Pearson Educación. ISBN 0-13-108747-9.
- A. Hitt, Michael; Black, J. Stewart; W. Porter, Lyman (2006). Administración (6ta edición). Pearson Educación. ISBN 970-26-0760-4.
- Koontz, Harold; Weihrich, Heinz; Cannice, Mark (2012). Administración: Una perspectiva global y empresarial (14ta edición). McGraw-Hil Interamericana. ISBN 978-607-15-0759-4.
- P. Robbins, Stephen; Coulter, Mary (2010). Administración (10ma edición). Pearson Educación. ISBN 978-607-442-388-4.
Referencias
editar- ↑ Gracias al pensamiento de James Mooney: "la organización es la forma de toda la asociación humana para alcanzar un fin común".
- ↑ Gutiérrez Martínez, Isis Olimpia; Morales Castro, Marco Antonio; Moreno Quezada, Guillermo Einar; Trujillo Reyes, Juana Cecilia (2015). Gestión del talento: Las mejores prácticas de grandes empresas en México (1ra edición). Fundación Universidad de las Américas, Puebla. pp. 28.
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