Dirección de Proyectos/Roles dentro de un proyecto

Adoptamos la siguiente definición de proyecto:

“Proyecto es el conjunto de actividades intelectuales, básicamente estructuradas y ordenadas, que establece (mediante descripciones y prescripciones) lo que hay que hacer y cómo hacerlo para resolver un problema complejo, descomponible en subproblemas relacionados entre sí. El proyecto, además, persigue la satisfacción de determinadas necesidades humanas, no siempre percibidas previamiente” (Gómez-Senent, 1998).

A partir de esta definición podemos establecer los siguientes roles para el personal que participa en un proyecto:

Director del proyecto

Se puede definir al director de proyecto como el integrador de los esfuerzos internos y externos a la organización, para encaminarlos hacia el éxito del mismo; entendiendo por éxito el alcance de sus objetivos de coste, plazo de ejecución y calidad, debidamente armonizados.

El director de proyecto por antonomasia es el de la organización que lo diseña, pero es conveniente aclarar que en cada una de las organizaciones que concurren en su ejecución puede existir un director de proyecto, sometido al primero, que dirigirá las actividades específicas que designe su contrato.

Equipo

La complejidad general de los proyectos hace necesario trabajar en equipo. Se ha comprobado que suelen ser mucho más efectivos los equipos integrados por individuos de personalidades dispares: sistemática y metódica, dinámica e innovadora, entusiasta y con capacidad de liderazgo, etc.

De la misma forma, los miembros del equipo deben reunir cualificaciones muy diversas. Seguidamente se presenta una clasificación genérica de los miembros del equipo, basada en seis figuras diferentes, que representan las cualidades que deberían estar presentes en un equipo de proyectos ideal, pudiendo estar distribuidas entre un menor o mayor número de personas:

• Proyectista o diseñador. De formación eminentemente técnica complementada con capacidad creativa y experiencia, es la figura principal, pero no por ello debe sobrevalorarse, subestimando al resto.

• Financiero. Será la persona encargada de estudiar la viabilidad del proyecto y realizar y controlar los presupuestos.

• Líder. Encargado de las funciones de gestión: planificación y programación del proyecto, organización y coordinación de los trabajadores del resto.

• Comercial. Todo proyecto tiene su lado comercial. La bondad de una idea no basta; debe saberse vender para alcanzar su rentabilidad.

• Analista de información. Si se pretende que los proyectos no queden obsoletos es vital estar al corriente de las novedades tecnológicas. Esta figura se encargará de mantener al día el archivo de catálogos, adquirir y revisar libros y revistas técnicas, almacenar convenientemente la información que se genera, etc.

• Facilitador o creador de ambiente (propicio al trabajo en equipo). Esta figura pretende representar al miembro del equipo que , sin destacar en ningún campo específico, es una persona afable, con amplia experiencia y dotes para el trabajo en equipo, que le convierten en un catalizador de la cohesión del grupo.

Las profesiones de sus integrantes serán también muy variadas. Dependiendo de la tipología concreta hablaremos de ingenieros de cualquier rama, ingenieros técnicos, investigadores, diseñadores, analistas y programadores, economistas y un largo etcétera. En ocasiones, la organización cliente puede requerir, por las características del proyecto, la presencia de algunos de sus miembros en el seno del equipo.

El hecho de concurrir tal variedad de profesionales y personalidades diferentes, y el carácter temporal del proyecto son dos limitaciones para la consecución de la cohesión y motivación del equipo que el director tratará de superar.

Cliente

El cliente del proyectista, o de su organización, es quien contrata sus servicios para que éste le resuelva un problema más o menos definido. Es pues quien detecta la necesidad y, en consecuencia, fija los objetivos y establece los límites de coste, plazo y calidad.

Dependiendo del proyecto, dichas especificaciones y objetivos pueden estar muy definidas de antemano o pueden requerir del asesoramiento del proyectista para concretarlas. De hecho, una de las principales fuentes de fracasos en proyectos son las especificaciones indefinidas o cambiantes. Esto es especialmente grave en los proyectos de desarrollo software, donde es común que la idea que el cliente tiene sobre los requerimientos del programa que necesita, sea tremendamente vaga al principio y vaya concretándose a medida que se avanza en él.

Generalmente el cliente no es el usuario final del proyecto, sino un intermediario. Por ello los requerimientos y necesidades del usuario final deben ser cuidadosamente analizados y contemplados en el diseño. Pero el papel del cliente no termina con la definición de las necesidades; debe además decidir el inicio del proyecto, permanecer al corriente de su evolución, tomar decisiones en cuanto a modificaciones, y formalizar su finalización. La financiación del proyecto es otra de sus responsabilidades, para lo cual buscará las fuentes adecuadas y formalizará convenientemente los contratos con la organización proyectista y los proveedores (si los hay), acometiendo puntualmente los pagos asumidos.

Contratista/Proveedor

Cuando el objeto del proyecto es inmaterial no intervienen más figuras principales que las citadas, salvo, en todo caso, el mencionado usuario.

En cambio, en los proyectos de contrucción y producción, es necesario que una organización con los recursos y el saber hacer correspondientes se haga cargo de materializarlo, tal y como se describe en los documentos del proyecto o en el plan de producción, y siguiendo las órdenes pertinentes del director de proyecto.

Un aspecto cada vez más importante en los proyectos de productos es el papel de la subcontratación, tanto de componentes como de subconjuntos completos, a organizaciones externas.