Dirección de Proyectos/Organización de la empresa que desarrolla proyectos

Introducción

Consiste en definir la estructura de las empresas de proyectos, es decir, aquellos que realizan trabajos para clientes externos, ya sean particulares u otras empresas.

La actividad proyectual se enmarca habitualmente en el sector servicios. El proyectista vende ideas y soluciones a clientes, para que otros las ejecuten o construyan. La estructura organizativa de los proyectistas se denomina genéricamente Oficina Técnica de Proyectos.

Una Oficina Técnica de Proyectos es una agrupación de profesionales, integrada o no en una empresa, cuyo objeto es la realización de proyectos y trabajos relacionados con ellos.

Una empresa de proyectos lleva a cabo, fundamentalmente, actividades de consulta o asesoramiento, diseño o proyecto y de dirección y gestión.

El tamaño de las empresas de proyectos es muy variado, de menor a mayor, estas organizaciones reciben los siguientes nombres:

• Proyectista de ejercicio libre.
• Oficina Técnica de proyectos.
• Empresa de proyectos.

Cada una de estas empresas de proyectos se diferencia de las demás en el número de personas que lo forman, la estructura organizativa, el número y la importancia de proyectos que realiza y el tamaño de las empresas que realizan los encargos.

El proyectista de ejercicio libre

Es aquél que realiza trabajos proyectuales para terceros (empresas, organismos y particulares) sin que medie relación laboral previa entre ellos.

El proyectista de ejercicio libre actúa normalmente sin asociarse a otros profesionales y, por tanto, su estructura organizativa es sencilla. Asume las funciones principales de su empresa (gestión, relación con los clientes, contabilidad, relación con los proveedores, realización de los proyectos y de dirección de los mismos, etc.) si bien se rodea de colaboradores que llevan a cabo las actividades complementarias.

El proyectista individual no puede llegar a tener una cartera de proyectos muy amplia ni éstos pueden ser muy complejos porque reparte su tiempo entre todas las tareas que ha de realizar.

La oficina técnica de proyectos

Es una agrupación de profesionales para la realización de este tipo de trabajo. Su función genérica es la misma que la del proyectista de ejercicio libre pero su mayor complejidad organizativa le permite abarcar un campo proyectual más amplio.

Esta agrupación está formada por profesionales de especialidades diferentes, de modo que el conjunto de de conocimientos que poseen les permite alcanzar proyectos de mayor envergadura y de variadas características.

El tamaño de una oficina técnica varía según:

• El volumen de la cartera de clientes.
• La complejidad y diversidad de los proyectos que realiza.
• El área geográfica que cubre con sus servicios.
• La rentabilidad que alcanza en cada proyecto.
• La calidad de los trabajos que lleva a cabo.

La estructura de la oficina técnica consta, como mínimo, de los siguientes bloques:

• Gerencia, desempeñada casi siempre por uno de los técnicos con mayor experiencia, que tiene como funciones la de relaciones con los clientes, distribución, coordinación y seguimiento de los proyectos y gestión de cobros y pagos. Propicia las relaciones de cada equipo de proyectos y contribuye a su realización sugiriendo soluciones o haciendo propuestas a nivel de diseño preliminar y básico.

• Jefatura de área, que ocupan técnicos experimentados en cada uno de ellas. Las áreas en las que habitualmente se estructura son las correspondientes a las diferentes tipologías o especialidades proyectuales desarrolladas. Cada jefe de área tiene a su cargo de uno a cuatro técnicos especialistas que colaboran con él en la resolución de las partes de los proyectos que tienen encomendados.

• Servicios auxiliares y de administración, el primero dependiente de los jefes de área y el segundo de la gerencia. Los servicios auxiliares incorporan técnicos especialistas en áreas de apoyo comunes a todos los proyectos en marcha en la oficina. El servicio de administración se encarga de la contabilidad, la correspondencia, la mecanografía de los trabajos y del archivo. El número de personas que lo integran depende del volumen de los trabajos y de los medios informáticos implementados.

La responsabilidad de un proyecto suele adjudicarse a un jefe de área, comprobando que las características del proyecto se ajustan a su especialidad pero teniendo en cuenta la carga de trabajo que ya ha asumido.

La empresa de proyectos

Es una empresa de servicios con la capacidad para la realización de una amplia variedad de proyectos técnicos. Su función es semejante a la de las otras estructuras organizativas ya señaladas pero, dada su mayor envergadura, tiene la capacidad suficiente para solucionar proyectos sea cual se su especialidad. Normalmente se especializan en tecnologías y procesos determinados.

Usualmente, una empresa de proyectos se estructura en unidades básicas operativas. Cada unidad puede constituir por sí misma una organización completa o formar parte de una organización más amplia. La unidad suele estar compuesta, como máximo, por 30 personas, que es el número que un director de unidad puede controlar directamente.

Existen distintas clases de empresas de proyectos según distintos aspectos que las definen, como son el origen, el tamaño, la cartera y la cobertura. Por consiguiente no hay una estructura única y sólo es posible dar una serie de principios de carácter general. Normalmente, una empresa de proyectos se estructura en unidades básicas operativas. Cada unidad puede constituir por sí misma una organización completa o formar parte de una organización más amplia. Suele estar compuesta, cómo máximo, por 30 personas, que es el número que un director de unidad puede controlar directamente.

El director de la unidad coordina los trabajos a nivel general mientras que los jefes de área y los proyectistas principales se responsabilizan de proyectos concretos o de partes específicas de ellos. Cada jefe de área o supervisor tiene a su mando un grupo de técnicos especialistas, no superior a 5, que se responsabilizan del diseño, desarrollo, planificación y de otras operaciones necesarias para resolver el proyecto.

Los técnicos especialistas son, en general, expertos en un área de conocimiento: instalaciones, producción, marketing, informática, etc.

Los principales componentes de la organización son los siguientes:

• El Consejo de Administración. Formado por los accionistas mayoritarios de la sociedad y por algunos de los principales directivos de la empresa, tiene por función aprobar la política de la empresa, marcando las líneas generales de la dirección y dando el visto bueno a las principales propuestas de inversión, ampliación de capital, apertura de nuevas delegaciones, etc.

• Las Unidades Básicas, que tiene como funciones la orientación profesional de cada proyectista para que actúe a nivel de todo el equipo y el control de calidad en la ejecución de tareas.

• El Director General. Cuya función es la orientación y control del trabajo de las unidades, la promoción, el establecimiento de estrategias y políticas de desarrollo y la coordinación de los servicios de la organización.

• El Consejo Ejecutivo. Está compuesto por el director general, altos directivos, jefes de unidades y técnicos especialistas. Su función es asesorar a la dirección y colaborar con ella en las actividades que le son propias.