Dirección de Proyectos/Organización de la empresa en la que se desarrollan proyectos

Introducción

Define a las empresas que realizan proyectos dentro de su organización, utilizando los recursos propios.

Este hecho es habitual en las empresas de fabricación cuando desarrollan un nuevo producto, o cuando una empresa dispone de departamentos propios de Investigación y Desarrollo, de Informática, etc.

Cuando una empresa se enfrenta al reto de diseñar y/o ejecutar un proyecto, debe decidir sobre quién va a recaer la responsabilidad del mismo. Sin embargo este responsable va a estar sometido a las restricciones que impone el trabajar en una organización humana.

Modelos clásicos de organización del personal

Para que los recursos humanos cumplan bien una función dentro de una tarea colectiva es necesario organizarlos y crear una estructura que los relacione. La estructura organizativa de una empresa establece las relaciones jerárquicas y funcionales entre los elementos que los componen.

Independientemente de su posición en el organigrama de la empresa, todos los individuos pueden ser clasificados de dos formas: según la función que desempeñan o según los proyectos en los que trabajan.

La preponderancia de una u otra forma de clasificar al personal da lugar a las diferentes estructuras organizativas que es posible encontrar en las empresas:

• Organizaciones funcionales, en las que el personal está estructurado con arreglo a sus conocimientos en unidades funcionales que actúan de forma independiente del resto, con un superior al que debe remitir sus informes.
• Organizaciones por proyectos, donde la empresa se estructura en grupos multidisciplinares que tienen plena responsabilidad sobre un proyecto concreto. Estos grupos son dirigidos por un director de proyecto.
• Organizaciones matriciales. Representan un híbrido entre las dos estructuras anteriores ya que ambas se superponen para dar lugar a la tercera en la que cada individuo depende de dos superiores: el director del proyecto en el que participa y el director del departamento en el que se encuentra. Si la dependencia del primero es mayor, se habla de estructura matricial fuerte y en el caso contrario de estructura matricial débil.

Evolución de las estructuras organizativas

Desde la revolución industrial y la implantación de los principios taylorianos de especialización del trabajo, la estructura organizativa predominante de las empresas industriales y de servicios ha sido la funcional, donde a cada trabajador le ha sido asignada una tarea concreta y un jefe al que tenía que rendir cuentas. Para trabajos que se salían de lo habitual se constituían pequeños grupos de trabajo o “task force”.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, el escenario cambia y cada vez son necesarios más equipos de trabajo para realizar un creciente número de tareas especiales. Por eso surge la estructura matricial y la figura del director de proyecto.

El aumento de la competitividad en los sectores económicos hace cada vez más inestable el entorno empresarial, con unos productos (industriales, programas informáticos, etc.) con un ciclo de vida cada vez más corto, lo que provoca que estos se asemejen más a los proyectos de construcción que a la idea tradicional de producto.

Una consecuencia directa de lo anterior es el aumento de la importancia de la figura del director de proyecto dentro de la estructura matricial, hasta el punto de diluirse las unidades funcionales y empezar a utilizar el término de organización de proyectos.

Organización funcional, vertical o piramidal

Es la organización más extendida en las empresas industriales y de servicios. Su organigrama se compone de unidades funcionales dependientes de la alta dirección y compuestas de divisiones o secciones que se encargan de las actividades que les son asignadas.

Este tipo de organizaciones funciona con eficacia en los casos en los que haya que realizar funciones específicas y de ellas, sólo una es la principal, por lo que existe mezcla de muchas disciplinas.

Sin embargo no serán adecuadas para la ejecución de proyectos, por tratarse éstos de actividades interdisciplinares.

Organizaciones en equipos de proyecto ("Task-Force"), autónomas u horizontales

Es el tipo de organización más reciente que existe y se encuentra más desarrollado en el sector servicios que en el industrial. En él no existen las áreas funcionales tradicionales sino los denominados equipos de proyecto encargados de la realización de un proyecto concreto. Cada equipo puede desarrollar varios proyectos a la vez siempre que se precisen técnicas similares y se encuentren en distintas etapas de su desarrollo, para evitar los desequilibrios en la asignación de carga de trabajo.

En proyectos de gran envergadura es frecuente la agrupación del personal por disciplinas o especialidades con técnicos de proyecto responsables de cada una de ellas.

Organizaciones matriciales, mixtas o híbridas

Las dos formas de organización anteriores constituyen dos extremos entre los que se establece un abanico de situaciones intermedias. en ellas conviven dos grandes áreas: una estructurada en equipos de proyecto y otra en unidades funcionales. El personal técnico que integra estas dos áreas es el mismo pero la dirección no lo es.

Habitualmente el director de cada unidad funcional asigna el personal a cada proyecto y controla la calidad técnica del trabajo efectuado por sus subordinados, mientras que el director de proyecto como máximo responsable del mismo fija el contenido, alcance y calidad global y además se encarga de realizar la planificación, programación y presupuestos.

Elementos de vital importancia para el buen funcionamiento del proyecto son los coordinadores de cada unidad funcional asignados a cada proyecto que son los interlocutores habituales de los directores de proyecto. Entre sus funciones está la de establecer los procedimientos técnicos, programaciones y presupuestos definitivos en cada una de sus áreas.