Dirección de Proyectos/Habilidades de una gestión de proyecto

Funciones y Actividades

Las funciones del director serán las de: planificación de objetivos, estrategias y recursos necesarios; organización, coordinación y control de las decisiones tomadas en virtud de la planificación anterior, y motivación encaminada a crear conciencia de grupo y voluntad de éxito en las personas que participan en el proyecto.

Las actividades del director de proyectos se pueden englobar en dos grandes grupos: las internas y las externas. Entre las primeras se encuentran la división del trabajo incluyendo la fijación clara de los objetivos a cada grupo de trabajo y la programación de las actividades. Además debe establecer el sistema de información y comunicación así como definir el control más adecuado en cada caso. Ante el mundo exterior el director del proyecto es el representante de la empresa frente las distintas organizaciones y organismos oficiales involucrados en el proyecto.

Perfil del director de proyecto

Es posible resumir las capacidades más importantes en los tres grupos siguientes:

• Conocimientos técnicos

El cometido de cualquier proyecto suele tener una elevada componente técnica. El dominio de las materias en cuestión le capacitará para tomar las decisiones idóneas en cuanto a diseño y ejecución, así como le permitirá ser respetado y valorado por el resto de integrantes del proyecto, debido a sus conocimientos y experiencia.

• Conocimientos de gestión

No olvidemos que el cumplimiento de los objetivos técnicos es sólo uno de los tres que se persiguen, y los otros dos (plazo y coste) están más relacionados con las actividades de gestión.

• Habilidades de relaciones personales

Cualquier director debe cultivar sus habilidades propias de trato y dirección de personas si quiere que sus órdenes no se fundamenten en el poder jerárquico que ostenta sino capacidades de relación interpersonal como la persuasión, la motivación o el liderazgo. Dichas habilidades son aún más importantes en el director de proyecto por el carácter temporal de su actividad y la cantidad de personas y agentes distintos con los que tiene que relacionarse.

Autoridad y tipos de directores de proyectos

Para poder afrontar con éxito todas las misiones que tiene encomendadas, el director de proyecto debe contar con una cierta autoridad efectiva derivada de la autoridad formal o legal producto de su posición, rango o jerarquía en la organización y de la autoridad informal o real donde juegan un papel fundamental su experiencia, prestigio, conocimientos técnicos y capacidad negociadora.

Dependiendo de la mayor o menor autoridad de que disponga el director del proyecto se pueden establecer distintos tipos de directores que asumirán unas funciones u otras. Basada en la propuesta de clasificación realizada por Booz, Allen y Hamilton en su “Project Management Handbook, De Cos (1997) presenta una clasificación de cinco categorías de director de proyectos:

*Director como centralizador de información. Aunque conoce los avances y problemas que presenta el proyecto, no tiene suficiente poder para dirigirlo y se limita a informar y asesorar a la alta dirección.

*Director como unidad de comunicación del proyecto. A pesar de que carece de poder para dirigir a las personas, es el encargado de asegurar que se cumplan los plazos y de interpretar la información técnica para que sus superiores puedan tomar las decisiones correctas.

*Director como unidad de control del proyecto. Es el responsable del trabajo en equipo, a pesar de que no lo dirige y realiza las funciones control del presupuesto y programación del proyecto.

*Director como jefe de proyecto. Realiza todas las funciones de dirección, desde la planificación al control, establece presupuestos, dicta instrucciones y participa en la selección de personal. Sin embargo, el equipo humano no depende en su totalidad de él, ni tiene potestad para contratar o despedir personal.

*Auténtico director de proyecto. Posee toda la autoridad y responsabilidad y todo el personal del proyecto depende exclusivamente de él.