Dirección de Proyectos/Gestión del tiempo

Desde la dirección de proyectos, la gestión del tiempo dentro de los proyectos informáticos puede sintetizarse en la determinación, realización y delegación de las siguientes áreas:

Estructuración del proyecto.
Métodos de programación y control.

Estructuración del proyecto para su programación

Objetivos de la planificación, programación y control de proyectos

Las técnicas de planificación, programación y control se usan de forma común ampliamente en todo el ámbito de las ingenierías. Por planificación se entiende la construcción de una secuencia de tareas con la lógica necesaria para llevarlas a cabo ordenadamente, y de forma óptima en el tiempo para alcanzar el objetivo del proyecto. La programación consiste en establecer un calendario de ejecución de las tareas a realizar, que permita conocer cuándo habrá que realizar cada cosa, y para cada instante poder decidir cuáles serán los recursos necesarios para llevarlos a cabo. El control hace referencia al seguimiento de la ejecución real del proyecto, serviría para detectar las desviaciones que ocurran para adoptar las medidas necesarias de cara a corregir y retomar los objetivos y costes previstos. Entre las Ventajas proporcionadas por la sistematización de la gestión del tiempo, se pueden citar las siguientes:

Mejor visión de los esfuerzos y enfoque más intensivo sobre los resultados.
Mejorar la coordinación y control de los diversos trabajos.
Tiempos más cortos de desarrollo.
Costes totales de ejecución inferiores.
Mejora de la calidad y fiabilidad.
Mayor margen de beneficios.

Objetivamente, la aplicación de estas metodologías permite entre otras, resolver las siguientes cuestiones de dirección de proyectos:

Orden correcto de las tareas del proyecto.
Definición de los trabajos que existen en el proyecto.
Cuántos y cuáles trabajos se pueden desarrollar en cada momento.
Actividades críticas y no críticas.
Situación actual del proyecto.
Corrección de los errores de dirección en la gestión del tiempo.

Las diferentes fases de la programación y el control son:

Creación del proyecto:
- Definición de objetivos.
- División del proyecto en partes o subproyectos.
- Estimación de la duración de cada actividad.
- Establecimiento de las acciones, actividades y su orden.
- Estimación de la duración del proyecto.
- Cuadrar el programa elaborado con los recursos disponibles.
- Asignación de tareas, nominal, por roles y privilegios…
Control del proyecto: Comienza después de la creación del proyecto y termina cuando ya se ha finalizado.
Elaboración de informes del proyecto.

Planificación de tareas

En esencia, la planificación consiste en definir las tareas y establecer su orden de ejecución. Esto dependerá de la naturaleza de cada proyecto. Existen diferentes fases donde ubicar las tareas:

Definición de requisitos.
Diseño externo.
Diseño Interno.
Paso a producción.

Control de proyecto

Control es la comprobación del estado del proyecto, y la gestión sería cualquier acción encaminada a hacer que se cumple lo planificado. Posibles acciones, dependiendo del estado y la naturaleza del proyecto pueden ser:

Aumentar el rendimiento de los recursos existentes.
Incorporación de nuevos recursos.
Convocatoria de reuniones de dos tipos:
1. Reuniones informativas
  - Para presentar o aprobar modelos.
  - Informar de dificultades que impidan cumplir planificaciones realizadas.
  - Informar de la planificación parcial o completa.
2. Reuniones de trabajo
  - Con el usuario, para tratar aspectos funcionales.
  - Con responsables de otros departamentos cuando haya tareas comunes o se necesite la colaboración.
  - Con el propio equipo técnico cuando sea necesario tratar asuntos técnicos o de seguimiento del desarrollo.

Elaboración de informes

Pueden ser algunos como planificación y programación de tareas, control de recursos, partes periódicos de situación del proyecto, situación de tareas y datos estadísticos o gráficos del proyecto.

Métodos de programación y control de proyectos

Las técnicas más utilizadas son las siguientes:

Método del camino crítico o CPM (Critical Path Method).
Método PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Método Roy.

CPM

Este método fue desarrollado en 1957 por Morgan R. Walker of DuPont y James E. Kelley, Jr. Este métdodo fue creado con el objetivo de planificar el cierre temporal de plantas químicas durante su mantenimiento y su posterior reapertura tras este. En la siguiente imágen se muestra un ejemplo de una red CPM:

Beneficios de CPM

El método CPM proporciona los siguientes beneficios:

Proporciona una vista gráfica del proyecto.
Predice el tiempo requerido para completar el proyecto.
Muestra cuáles actividades son críticas para mantener la planificación y cuáles no.

Pasos de la planificación CPM

Los pasos a seguir en este método son los siguientes:

  1. Especificar las actividades individuales. 
  2. Determinar la secuencia de dichas actividades. 
  3. Dibujar un diagrama en red de dichas actividades.
  4. Estimar el tiempo de finalización para cada actividad. 
  5. Identificar el camino crítico.
  6. Actualizar la red a medida que el proyecto avanza.

Limitaciones de CPM

CPM fue desarrollado para proyectos complejos pero rutinarios y con baja certeza de no ser finalizados antes de tiempo. En proyectos menos rutinarios la incertidumbre que rodea a los tiempos de finalización aumenta, limitando el uso de esta técnica. Una alternativa es el uso del método PERT, que premite la especificación de rangos de tiempo a la duración de las actividades.

Método Pert

Parte de la descomposición del proyecto en una serie de obras parciales llamadas actividades. Se utiliza una estructura de grafo en el que los arcos representan las actividades y los vértices, los sucesos (un suceso indica el inicio y fin de una actividad). La técnica se basa en una estructura de matriz, llamada matriz de encadenamiento para poder implementarse. En ella se representa el grafo PERT propiamente dicho. Aplicados al grafo constituido anteriormente se pueden realizar los siguientes algoritmos para extraer resultados concluyentes en la dirección de proyectos:

Early. Se trata de asignar tiempos optimistas a cada arista del grafo, de manera que cada una de ellas sea el mínimo tiempo posible.
Last. De forma análoga se construiría el grafo inverso.
Cálculo de las holguras y el camino crítico. Se trataría de encontrar el camino de longitud generalizada máxima que va desde el suceso inicio del proyecto al suceso fin de proyecto.
Métodos heurísticos. Ackoff – Sasieni.

Pasos del proceso PERT

  1. Identificar las actividades y sus hitos correspondientes.
  2. Determinar la secuencia de ejecución correcta de las tareas.
  3. Construir el diagrama de la red.
  4. Estimar el tiempo requerido para cada actividad.
  5. Determinar el camino crítico.
  6. Actualizar la red a medida que el proyecto progresa.

Beneficios

PERT permite los siguientes aspectos:

Conocimiento de una fecha de terminación esperada del proyecto.
Probabilidad de completar el proyecto antes de una fecha dada.
Permite identificar las actividades críticas.
Permite representar actividades que pueden prestar recursos a otras actividades (que formen parte del camino crítico).
Permite especificar el comienzo y el fin (en tiempos) de las tareas.

Limitaciones

Algunas de las debilidades de este método son las siguientes:

Las estimaciones de tiempo son bastante subjetivas.
Puede volverse muy complejo cuando se presentan muchas actividades con muchas relaciones entre ellas.
Si el grafo es tan grande que se vuelve inmanejable, podría causar el descontrol del proyecto.

Principios básicos de Roy

La Diferencia básica con respecto a PERT y CPM está precisamente en la construcción del grafo, que se realiza cambiando el papel de vértices y aristas. En este caso los métodos serían parecidos:

Cálculo de tiempos mínimos.
Cálculo de tiempos máximos.