Dirección de Proyectos/Gestión del cambio en el proyecto

En esta área se tratarán las siguientes cuestiones:

• Planificación y gestión de los cambios en el proyecto.
• Gestión del ámbito del proyecto.
• Creación y seguimiento de un sistema de gestión del cambio.
• Resolución de variaciones en el calendario.
• Expectación y aceptación del cambio.

Introducción de un grupo de control de proceso

El grupo de control de proceso se utiliza para realizar mediciones de la planificación. Dentro de esta herramienta se controlan y monitorizan los siguientes factores:

• Ámbito.
• Calendario.
• Costes.
• Riesgo.
• Comunicación.
• Rendimiento de cada miembro del equipo.
• Administración de contrataciones.
• Calidad.

En la dirección del proyecto una responsabilidad continua es velar por mantener el proyecto centrado en su ámbito. Por tanto, es necesario realizar una definición clara desde el principio.

Creación y seguimiento de un sistema de control de cambios

La herramienta más útil para la creación y seguimiento en un sistema de control de cambios es una tabla de control de cambios como la siguiente:

Para el proyecto hay que definir el sistema de control de cambios lo antes posible. Además, es muy importante contemplar la solicitud de cambios de emergencia. Otros aspectos a valorar en este apartado son:

• Determinación del coste y el valor añadido que proporciona el cambio.
• Corrección de errores.

Control de los costes del proyecto

En este apartado la visión general hace reflexionar acerca de que no es posible realizar desviaciones de los costes del proyecto sin identificar que sean necesarios, y sus posibles repercusiones.

Se trata de un proceso de documentación y justificación de gastos.

Control del calendario del proyecto

Ya que se diseña un calendario y se invierten grandes esfuerzos en su comunicación, se debe salvaguardar su cumplimiento. Es necesario velar por él, su naturaleza nos proporciona medidas útiles del rendimiento de cada actividad y baremos que pueden optimizar cada acción dentro del proyecto, desviarse sin contemplaciones del mismo, puede ser un error en sí mismo. Para ello se diseñan las variaciones que pueden comprobarse en los métodos de la gestión del tiempo (4.2).

Para asistir a la tarea de seguimiento de los calendarios diseñados existen herramientas como:

• Sistema de control de cambios de calendario: Diseño de un sistema para este propósito: una hoja de cálculo, una pequeña base de datos o un propio software parar este fin, donde se contemplen: cambios de fechas en la solicitud de las tareas, impacto que puede producir, incidencia en otras tareas…
• Metodologías de estimación del rendimiento: Se puede realizar una aproximación para el diseño y seguimiento de índices de rendimiento de calendarios (SPI).
• Análisis de varianza: Con este apartado se determinaría dónde se encuentra el proyecto en el calendario y las diferencias con respecto al calendario previsto.
• …

Otras técnicas de gestión del cambio

Entre otras se podrían discutir las siguientes:

• Estimación del impacto del cambio en el calendario: Basado en una diagnosis y la elaboración de un informe de estimación de impacto del cambio en base a una batería de preguntas acerca del seguimiento del calendario.
• Predicción de varianzas de calendario: Basado en métodos de predicción estadística sobre el índice de predicción de calendarios (SPI).