Dirección de Proyectos/Formas de comunicación

Dentro de cualquier empresa se establecen unos cauces de comunicación formales, que pueden ser ascendentes, descendentes, horizontales o diagonales. Además, existen comunicaciones informales a tener en cuenta como los rumores, conversaciones de pasillo, etc.

La comunicación descendente persigue que las personas entiendas bien su trabajo y la importancia del mismo en relación con el resto, mientras que la ascendente, es el cauce por el cual los subordinados informan al director los problemas, imprevistos, dudas y resultados. La confianza en esta relación es importante para que no dejen de consultarse o transmitirse informaciones que pueden ser decisivas para la marcha del proyecto.

Comunicación formal

Si usted se comunica con los interesados en un ambiente formal, aquí se presentan las formas de comunicación que debe emplear:

Presentaciones. En más que probable que tenga que exponer a los interesados un plan de proyecto, el estado del proyecto, o los problemas que arrastra el proyecto. A veces, una presentación puede ayudar a exponer su tema, y en otros momentos puede ser una distracción. El secreto de una buena presentación es estar preparado y hablar con autoridad, de forma que el público entienda lo que intenta comunicar.

Informes. Tómese el tiempo necesario para garantizar por escrito la exactitud de los datos que presente, además de cuidar de la gramática que pueden llevar a confusiones.

Conferencia / llamadas telefónicas: Algunas de sus partes interesadas y los miembros del equipo pueden estar dispersos por todo el mundo, así que la manera más eficaz de comunicarse con ellos es a través de llamadas. Cuando usted se comunica utilizando el teléfono, recuerde que los demás no pueden ver sus expresiones faciales para ayudar a determinar sus emociones. Es por ello necesario mantener una comunicación clara y completa a fin de no dejar mucho margen para la interpretación

E-mail: E-mail puede ser una forma de comunicación formal en algunos entornos, tales como en la gestión de proyectos de software que está tratando principalmente con personas que son conocedores de TI y dependen en gran medida de correo electrónico. Si usted está presentando comunicaciones formales a través de correo electrónico, escribir tal como lo habría puesto en una carta. Deja los emoticonos y bromas. Y a continuación, guardar el correo electrónico, archivos adjuntos, y todas las respuestas.

Comunicación informal

Si usted se comunica a los interesados en un ambiente informal, aquí están los tipos de modos de comunicación que debe emplear:

Email. E-mail puede ser formal o informal, dependiendo del contexto. No hay necesidad de informes, faxes o discusiones. Es siempre una buena idea para mantener todas las comunicaciones del proyecto.

Encuentros informales. Las reuniones de pasillo rápido, llamadas telefónicas rápidas y charlas en el almuerzo, pueden ser algunas de las comunicaciones más eficaces. Tenga cuidado para documentar la discusión y luego un seguimiento con todos los implicados si las promesas fueron hechas en este tipo de reuniones.

La mensajería instantánea. Si usted tiene un equipo disperso, este modo de comunicación puede ser especialmente útil. Es rápido y eficiente para comunicarse a través de mensajería instantánea o mediante el envío de mensajes de texto.

Charlas en el café. Un tiempo para tomar un café con el equipo, puede ayudar a aliviar la tensión de un proyecto de software, dejar que el equipo descanse un poco sobre el proyecto si se desea, o simplemente reconocer al equipo el trabajo realizado. Se trata de la motivación y el desarrollo del equipo.