Dirección de Proyectos/Construcción de un efectivo plan de comunicaciones

Si deseamos comunicarnos de manera efectiva hay que planificar. El proceso planificación de las comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información del proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución varían ampliamente.

Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante para el éxito del proyecto.

Entre los atributos de un plan de gestión de las comunicaciones se pueden incluir:

Elementos de comunicación: Los documentos de comunicación son los informes, e-mails, o las reuniones programadas que usted necesita. No deben ser sólo los documentos, por ejemplo, la comunicación en las reuniones también cuenta.

Propósito: Para cada documento de comunicación que incluya en su plan, usted necesita una explicación breve del documento o el propósito de reunión. Quieres saber por qué la comunicación es necesaria y en qué condiciones.

Frecuencia de las comunicaciones: Definición de los hitos que se deben producir es esencial para el proceso porque se puede medir la exactitud de los costes y el tiempo hasta la fecha, y el estado general del proyecto.

Métodos o tecnologías para transmitir la información. Algunas partes interesadas pueden esperar un informe de estado en papel, mientras que otra información, como actualizaciones de calendario, puede ser preferible recibirlas a través de e-mail. No hay manera correcta o incorrecta de presentar la información, pero las preferencias y las razones de la modalidad tiene que ser documentado en su plan.

Personas o grupos que recibirán la información. No todas las personas necesitarán información, durante todo el proyecto, por lo que es necesario definir cuando van a participar en las comunicaciones del proyecto. Por ejemplo, un ingeniero de telecomunicaciones contratado puede estar involucrado en el proyecto durante los últimos tres meses del proyecto. Este ingeniero no necesita gran cantidad de información antes de que comience su participación en el proyecto.

Responsabilidad: Un malentendido común es que el director del proyecto es responsable de cada parte de comunicación. Eso no es cierto. El director del proyecto es responsable de garantizar que la comunicación tenga lugar, pero no puede ser responsable de la comunicación real. Por ejemplo, si usted contrata a un ingeniero de telecomunicaciones, es muy probable que esa persona necesita comunicarse con sus programadores de alto nivel y no con el director.