Dirección de Proyectos/Comunicación
Una comunicación efectiva se produce cuando hay una clara transferencia de conocimientos entre el director y al menos otra persona. En principio tiene una idea y la otra persona, a través de su conversación, consigue lo que está buscando. Usted recibe un e-mail y comprende lo que el interesado quiere. Propone una reunión del proyecto y su equipo de proyecto sigue su agenda, la información se presenta, y todos están en sintonía sobre qué hacer a continuación.
La comunicación clara y precisa dentro del equipo de proyecto es vital para el éxito de un proyecto. ¿Por qué? La gestión de proyectos de software es un factor importante a tener en cuenta. A pesar de que el equipo del proyecto está haciendo la codificación real, el desarrollo, prueba y elaboración del software; el director del proyecto es quien garantiza que el trabajo se realiza de acuerdo con el alcance del proyecto y dentro del presupuesto, al mismo tiempo de cumplir los plazos del proyecto.
En la gestión de proyectos el director debe ser capaz de comunicarse con el equipo del proyecto sobre muchas cosas importantes, incluyendo:
- Los cambios en la tecnología
- Matices del software que se creó
- Exigencias impuestas por el cliente
- Asegurar la comunicación precisa
Todo el mundo, desde los miembros del equipo del proyecto a los interesados del proyecto, deben comunicarse de forma abierta y precisa. ¿Pero, cómo garantizar una comunicación correcta? Éstos son algunos consejos:
- Documentar las conversaciones en correos electrónicos, memorandos, o acta de la reunión. Si coloca los puntos de conversación por escrito, la persona con quien te estás comunicando tiene la oportunidad de entender los puntos si hay malentendidos.
- Cuando usted y la otra parte llegan a un acuerdo sobre cualquier tema, usted debe documentar el problema, el documento de la resolución, y asegúrese de que ambas partes firmen el documento.
- Documente el alcance de la aplicación, el tiempo, y compromisos de los costos. A medida que el proyecto avance, tendrá problemas, retrasos, problemas con proveedores, problemas con el equipo de proyecto, etc. Para cada uno de estos problemas, es muy probable que lleguen a algún tipo de compromiso para encontrar una solución.
- Establecer una agenda. Usted debe crear un programa antes de cada reunión. Un programa establece la dirección de la reunión y evita que otras cuestiones no relevantes entren en la discusión. Un programa también ayuda a que usted y el equipo del proyecto se prepare para la reunión al llevar los archivos correspondientes, los informes de estado, y otra información pertinente.