Aprendizaje colaborativo/Herramientas groupware

GROUPWARE: SOPORTE PARA EL TRABAJO EN GRUPO. Los frutos del trabajo en colaboración son mayores que los conseguidos individualmente, y esto es importante cuando se trata de realizar tareas dentro de una empresa u organización.

El software para el trabajo grupal mejora el rendimiento en general de todo el proceso productivo y su mayor aporte es hacer posible que diferentes personas puedan trabajar de forma compartida con una misma información y cooperar estrechamente en el desarrollo de proyectos.

Este tipo de herramientas está difundida en la web, sobre todo en las Intranets corporativas. Según Hills, las funciones básicas que se consiguen llevar a cabo con su utilización son las siguientes:

1. Ayuda a que dos personas, o más, trabajen juntas.
2. Permite compartir conocimientos y experiencias.
3. Automatiza sus actividades.
4. Ayuda a crear una memoria de la organización.
5. geografía y tiempo.

Es una herramienta poderosa que permite compartir toda clase de conocimiento relativo a una organización y facilita el movimiento y control de la información que se manipula constantemente. Los módulos que integran para ello son, principalmente:

• Calendario y planificación.
• Videoconferencia.
• Sistemas de reunión electrónica.
• Pizarra electrónica y conferencia de datos.
• Conversación (chat).
• Correo electrónico.
• Conferencia y grupos de noticias.
• Almacenes de conocimiento.
• Escritura en grupo y edición compartida.
• Flujo de trabajo.

El groupware integran sistemas que facilitan su realización, coordinación y la comunicación de eventos, noticias, nuevas ideas, etc. Estos son importantes cuando se trata de compartir operaciones y documentos.

El núcleo central del trabajo en los sistemas groupware está constituido por el intercambio de información, su gestión y control, la notificación de toda clase de actuaciones, utilización del conocimiento almacenado referente a la organización, etc.

La mayor parte de estos modelos incorporan funciones workflow para la automatización de las fases y tareas del trabajo en grupo.

Esta técnica permite direccionar la información y controlar automáticamente su flujo a través de todos los niveles organizativos de una empresa por medio de grupos de reglas y formularios. Workflow y groupware son conceptos diferentes, pero trabajan juntos y se complementan a la hora de ofrecer sus servicios.

A pesar de las ventajas que presentan, su implementación no ha sido generalizado en las instituciones en donde se desarrollan este tipo de tareas,los motivos son el alto coste tecnológico y económico, además del problema que surge entre sus empleados al enfrentarse a un nuevo modelo de trabajo distinto del habitual.

Aunque este inconveniente se puede solucionar mediante la información y la capacitación adecuada sobre sus técnicas; con respecto al gasto económico, cada organización deberá sopesar cuales son las ventajas e inconvenientes en el momento de aplicarlos.

Las herramientas computacionales para el soporte del trabajo y del aprendizaje colaborativo, son muchas. El mercado, tanto en el ámbito comercial como en el del "Free Source", ofrece múltiples alternativas.

Una de las opciones más antiguas es la que ofrece Lotus, con su plataforma Domino-Notes. Otras alternativas son los llamados Sistemas Administradores de Contenido (CMS, por sus siglas en Inglés).

Dentro de este panorama a continuación se analizá la utilización de uno de estos recursos: la plataforma BSCW (Basic Support for Cooperative Work)(http://bscw.gmd.de)

Las características más sobresalientes de esta plataforma es su sencillez de manejo y planificación.

En una sesión se puede introducir su uso, sus aplicaciones necesarias para comenzar a trabajar, el significado de los iconos más importantes y las funciones que nos van a permitir poner en marcha nuestro programa. La gratuidad del recurso y la posibilidad de tutoriales son otras ventajas añadidas

La plataforma, es lo suficientemente grande, por lo que garantiza su adecuada utilización en asignaturas sin que se presenten dificultades en su utilización, tanto de tiempo como de capacidad de almacenamiento en las carpetas.

Otro punto a destacar es la multiplicidad de posibles utilizaciones: almacenamiento, creación de versiones de distintos documentos, creación de carpetas por temas, compatibilidad con distintos programas, facilidad para el correo electrónico, utilización de agendas…

Ventajas del BSCW

BSCW soporta cooperación con sus socios de manera asíncrono o síncrono, a través del Internet, vuestra intranet o una red extranet.

Para cooperación asíncrono (no simultáneo), BSCW ofrece los espacios de trabajo compartido que los grupos utilizan para almacenamiento, edición, compartición y manejo colectivo de sus documentos.

Las ventajas fundamentales:

• En un espacio de trabajo compartido BSCW, grupos de trabajo pueden compartir documentos -- manteniéndose independiente de los diversos sistemas operativos que podían estar usando.
• No es necesario instalar ninguna aplicación antes de usar el BSCW. Solamente necesita un explorador de web.
• Accede a espacios de trabajo BSCW, explorar carpetas y descargar ('download') documentos al sistema local tanto como en las páginas web 'normal'.
• El programa BSCW le mantiene informado de todos los eventos relevantes en un espacio de trabajo compartido.
• Se puede cargar ('upload') documentos al espacio de trabajo compartido usando cualquier explorador de web corriente.
• Se facilita la tarea de cargar ('upload') de un documento con un pequeño programa 'ayudante BSCW' que aumenta la capacidad de su explorador de web . Puede descargar el programa gratis desde: http://bscw.gmd.de/Download.html.

Entre las principales características destacamos las siguientes:

• Es un entorno telemático gratuito y fácil de utilizar. Se accede a través de http://bscw.fit.fraunhofer.de/ Cada usuario tiene 10 MB de espacio para colgar sus documentos.
• Los miembros se tienen que identificar mediante un nombre de usuario y contraseña para poder acceder a sus espacios de trabajo compartido.
• El sistema contiene un sofisticado modelo de derechos de acceso que, por ejemplo, permite que un usuario tenga un control total sobre los objetos contenidos en una determinada carpeta, mientras que el resto de usuarios sólo tenga acceso de lectura o que no tenga ningún acceso al contenido de esa misma carpeta. De hecho, es necesaria la figura de un gestor de cada espacio para controlar los miembros de ese espacio de trabajo compartido. Normalmente la figura del gestor es el docente.
• Foros de discusión: Los usuarios pueden iniciar una discusión sobre cualquier tema que deseen y el sistema presenta el hilo de discusiones a propósito de ese tema inicial de una manera agradable. El sistema BSCW también ofrece agendas de grupo.
• Soporte multilingüe: la Interface del sistema se puede configurar en un idioma determinado. Algunos idiomas (castellano, catalán...) han sido creados por usuarios del sistema y están disponibles públicamente.

Para cooperación síncrono (simultáneo), el BSCW proporciona herramientas de:

• planificación y organización de reuniones,
• inicialización de reuniones 'virtuales' empleando programas de videoconferencia o por teléfono
• comunicación ad hoc con cooperadores que han iniciado una sesión y actualmente están en un espacio de trabajo compartido trabajando, quizás con una tarea compartida.

El objetivo principal del sistema BSCW (Basic Support for Cooperative Work)es ampliar el concepto de trabajo colaborativo y aplicarlo al web, pero siempre con el mínimo impacto en lo económico y tecnológico.

El enfoque de esta herramienta es más bien almacen de documentación, pero no contiene elementos que permitan una aplicación didáctica desde el entorno, se concreta al almacenamiento.

Información adicional sobre BSCW

Hay algunas páginas web que ofrecen más información sobre BSCW:

• La Página inicial del BSCW (http://bscw.gmd.de/)
• Las páginas: índice del contenido (http://bscw.gmd.de/Overview.html) y el mapa del puesto web BSCW tienen enlaces a información detallada (http://bscw.gmd.de/sitemap.html)
• FAQ, Una lista de preguntas formuladas frecuentemente y nuestras respuestas (http://bscw.gmd.de/faq.html)
• Noticias sobre BSCW (http://bscw.gmd.de/WhatsNew.html)
• Una lista de publicaciones sobre BSCW (http://bscw.gmd.de/Papers/)

Además, hay un espacio de trabajo compartido con acceso anónimo donde puede hacer pruebas con cada función del BSCW (http://bscw.gmd.de/pub/english.cgi).

Información sobre la aplicación de herramientas groupware a través de Internet: BSCW. Su utilidad en las Comunidades Virtuales de Usuarios: http://www.rediris.es/cvu/publ/bscw99.html